Reisekostenpauschale für Monteure 2026: So rechnen Sie richtig ab
Die Reisekostenabrechnung für Monteure ist einer der häufigsten Streitpunkte zwischen Bauunternehmen, Personaldienstleistern und Finanzamt. Dieser Artikel erklärt die aktuellen Pauschalen 2026, den Unterschied zwischen Auswärtstätigkeit und doppelter Haushaltsführung und wie Sie Monteurunterkünfte optimal abrechnen.
Die drei Reisekostenposten im Überblick
Bei entsandtem Personal auf Baustellen oder Montageeinsätzen fallen üblicherweise drei absetzbare Kosten-Kategorien an:
- Fahrtkosten — Kilometerpauschale 0,30 €/km oder tatsächliche Kosten
- Verpflegungspauschale — feste Tagessätze je nach Abwesenheitsdauer
- Übernachtungskosten — pauschal 20 € oder Einzelnachweis der tatsächlichen Kosten
Verpflegungspauschale 2026
Für Auswärtstätigkeit in Deutschland gelten seit 2026 folgende Pauschalen (steuerfrei erstattbar durch den Arbeitgeber):
- Abwesenheit > 8 Stunden: 14 €/Tag
- Abwesenheit > 24 Stunden (mit Übernachtung): 28 €/Tag
- An An- und Abreisetag jeweils: 14 €/Tag
Die 3-Monats-Regel ist wichtig: Nach 3 Monaten Tätigkeit an derselben Auswärtsstelle entfällt die Verpflegungspauschale (§ 9 Abs. 4a EStG). Bei Unterbrechung von mindestens 4 Wochen startet die Frist neu.
Übernachtungskosten: Pauschal oder Einzelnachweis?
Hier gibt es zwei Wege:
Weg 1: Pauschale (20 €/Nacht)
Der Arbeitgeber kann pauschal 20 €/Nacht steuerfrei erstatten — ohne Beleg. Nachteil: Die tatsächlichen Kosten sind fast immer höher.
Weg 2: Einzelnachweis (unbegrenzt)
Mit Beleg (z. B. ProjektStay-Rechnung) sind die tatsächlichen Kosten unbegrenzt als Betriebsausgabe absetzbar. Das ist der Standard-Weg für Bauunternehmen — und der Grund, warum eine ordentliche Firmenrechnung so wichtig ist.
Doppelte Haushaltsführung — der Königsweg bei langen Einsätzen
Bei Einsätzen über 3 Monate an derselben Baustelle greift die 3-Monats-Regel bei der Verpflegungspauschale. Alternative: doppelte Haushaltsführung nach § 9 Abs. 1 Nr. 5 EStG. Voraussetzungen:
- Eigener Hausstand am Lebensmittelpunkt (Familie / Wohnung im Heimatort)
- Zweiter Hausstand am Beschäftigungsort (die Monteurunterkunft)
- Nachweisliche berufliche Veranlassung (Arbeitsvertrag, Entsendungsschreiben)
Absetzbar sind dann:
- Miete/Nebenkosten der Zweitwohnung bis 1.000 €/Monat
- Fahrtkosten (eine Familienheimfahrt pro Woche mit 0,30 €/km)
- Verpflegungspauschale für die ersten 3 Monate
Konkretes Rechenbeispiel: 6-monatiger Bau-Einsatz
4 Monteure, 6 Monate Baustelle in Frankfurt, mit ProjektStay-Longstay-Unterkunft:
- Übernachtung ProjektStay: 4 × 6 × 30 × 35 € = 25.200 € als Betriebsausgabe voll absetzbar
- Verpflegungspauschale erste 3 Monate: 4 × 90 × 28 € = 10.080 € steuerfreie Erstattung
- Fahrten zwischen Baustelle und Unterkunft: 4 × 6 × 22 × 12 km × 0,30 € = 1.900 €
- Fahrten Heimat-Familie und zurück (2× monatlich): 4 × 12 × 500 km × 0,30 € = 7.200 €
Steuerlich entlastete Gesamtkosten: ~44.400 € — vs. Hotel-Alternative üblicherweise 70.000–85.000 €.
Was ProjektStay dabei liefert
Jede unserer Rechnungen enthält alle steuerrechtlich relevanten Angaben:
- USt-ID, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum
- Personennamen der belegenden Mitarbeiter
- Preis pro Person und Nacht (auch bei Sammelabrechnung ausgewiesen)
- Adresse der Unterkunft (für § 19 BMG und A1-Nachweis)
- Auf Wunsch: Baustellen-Nummer oder Kostenstelle im Verwendungszweck
Für die konkrete Kalkulation eines Ihrer Projekte: Anfrage starten — wir erstellen Ihnen binnen 2h eine transparente Kostenübersicht inkl. Reisekosten-Simulation. Auch für Steuerberater und HR-Manager als PDF verfügbar.